Самоорганизация и планирование: как стать более организованным

Что сегодня ценят работодатели? Не только профессиональные навыки, но и личные качества. И среди личных качеств особенно выделяется организованность. Людям, которым свойственна эта черта, можно доверять, поручить выполнение любой задачи. 

Недостаточно будет составить качественное резюме с помощью бесплатного онлайн-конструктора. Любой работодатель ценит действительно организованных людей. Кроме того, эта черта обязательно пригодится и в обычной жизни.

Мы расскажем, как развить в себе организованность, и что для этого нужно сделать.

А нужна ли организованность?

Иногда можно услышать мнение, что организованность – это максимально скучно. Якобы организованный человек является рабом своих привычек, он не делает ничего лишнего, а действует по строго поставленному алгоритму.

Отсутствие организованность негативно влияет на продуктивность. А это может повлиять на качество жизни во всех сферах: начиная от обычного общения с друзьями, и заканчивая карьерным ростом. 

Теперь же перейдем к конкретным рекомендациям.

Заведите привычку записывать, а не запоминать

Многие часто полагаются на свою память, а потом неожиданно восклицают – «Точно, а я и забыл!». Не стоит всегда рассчитывать на память, она может подвести в любой момент. И даже в том случае, если вы уверены, что у вас отменная память.

Практика показывает: если человек что-то выполняет, это не значит, что он это запомнил. Скорее всего, он это записал. А еще нежелание что-либо записывать может стать прямым свидетельством лени. Вы или ваши знакомые точно говорили или слышали фразу – «Да зачем записывать, я запомню». Все это закономерно приводит к забыванию важных вещей. И, естественно, к отсутствию организованности.

Записывайте все: дни рождения близких, списки товаров, фильмов, которые планируете смотреть, рабочие дела, встречи и т.д. А сегодня, когда у каждого человека под рукой есть смартфон, это не займет много времени. Вам даже не нужно покупать специальный ежедневник и постоянно носить его с собой. Хотя надо отметить: специалисты рекомендуют записывать все именно ручкой на лист бумаги. Это считается более действенным методом.

Составляйте расписания

Когда на вас навалилось много дел, очень сложно распределить их. В этом случае поможет банальное расписание. Составьте список дел, укажите действия, которые необходимы для решения, а также установите сроки выполнения. Если этого не делать, вам будет очень сложно контролировать процесс выполнения любого дела.

А еще здесь есть психологическая хитрость. Если вы не будете видеть написанного дела или определенного действия, ваш мозг будет стараться найти любую причину, которая поможет этого не делать. 

Боритесь с прокрастинацией

У каждого из нас возникали ситуации, когда реализовать нависший проект мешает прокрастинация. Мы ощущаем себя во вполне комфортных условиях, так зачем делать что-то лишнее и напрягаться? Стараясь отложить выполнение важных дел, мы можем заняться чем угодно. 

Специалисты утверждают, что около 25-30% людей во всем мире больше подвержены прокрастинации, а у остальных она встречается в виде единичных случаев. 

В этот момент важно помнить: вы выбираете сиюминутное удовольствие, удовлетворение от которого пройдет за несколько секунд или минут. Но при этом вы упускаете возможность сделать что-то действительно полезное или значимое. Возможно, именно это значимое поможет вам в карьере или другой сфере жизни. 

Если вы будете постоянно откладывать свою работу, вам будет гораздо сложнее взять за нее потом. Старайтесь развить в себе привычку сразу приступать к делам.

Проводите уборку

Да, это один из самых банальных советов, но он действительно работает. Мы часто «прокрастинируем» уборку, откладывая ее на потом. Или делаем вид, что убираемся. Однако тут гораздо важнее сам символизм: так вы показываете своему мозгу, что готовы заняться не очень приятными вещами, чтобы в вашей жизни был порядок. 

Также будет полезно назначить определенный день для уборки и выделить на нее конкретное время. Это поможет привить самодисциплину и стать более организованным.

«Купите» мотивацию

Если у вас бывали минутки вдохновения, то вам знакомо и моментальное чувство их пропажи. 

Можно привести простой пример. Человек захотел научиться рисовать, но потом мотивация пропала. Он думает: «Я и так много работаю, а обучение будет занимать много времени. Да и вообще, зачем мне это?». 

Чтобы побороть себя в этот непростой момент, нужно подготовиться заранее. Купите то, что необходимо для рисования: например, альбом, мольберт, краски, лицензию графической программы. И в момент нового вдохновения вы сможете моментально приступить к работе. 

А даже если вдохновение не наступит, то всегда проще обучиться чему-то новому, когда у вас под рукой есть все необходимое. 

Исключите раздражители

Развить в себе организованность могут мешать и внешние факторы. Иногда они становятся ниточкой: за нее можно зацепиться и придумать причину, чтобы ничего не делать. А иногда они могут действительно мешать что-либо делать.

Во время выполнения важных дел выключайте телевизор, сериал на Youtube, закрывайте окна. Чем больше раздражителей вы сможете исключить, тем проще будет сосредоточиться на выполнении дел.

Как развить в себе организованность?

Все вышеуказанное можно назвать привычками организованных людей. К ним нужно стремиться, но с них очень сложно начать. Если в вас нет организованности, то лучше начинать с конкретных упражнений и советов, о которых мы расскажем.

Метод 3D

Это особая техника, которая со временем помогает становиться более организованным человеком. Аббревиатура 3D расшифровывается, как delete, delegate, do. В переводе с английского языка это означает – удали, поручи, делай. 

То есть, для разумного подхода к своим делам вам нужно убрать ненужное, поручить часть задач другим людям, после чего приступить непосредственно к своим делам. 

Из своего списка задач следует вычеркнуть те дела, которые:

• Являются не очень важными, но при этом их нужно выполнить в определенный срок.
• Дают фальшивое чувство прогресса.
• Не дают никакого результата, но при выполнении вызывают стресс.

В пользу этой методики можно привести простой пример с электронной почтой. Как часто вы проверяете свой e-mail? Каждое письмо отнимает у вас время и энергию на формирование ответа. А ведь часто случается, что из 10 присланных писем только одно касается конкретно работы и конкретно текущего дела. 

То есть, вам нужно отвечать прямо сейчас, если ваши цели и цели другого человека гармонируют. Во всех остальных случаях с ответами на другие письма можно подождать.

Научитесь делегировать

Об этом мы упомянули выше, рассказывая о методе 3D, но теперь стоит рассказать подробнее. В контексте работы неумение делегировать – ошибка, которая стоит колоссальных усилий и времени. Многие люди представляют себя, как единственного эксперта, а остальных считают посредственностями. Но это не всегда так.

А даже если это действительно так, то всегда бывают ситуации, когда нужно поручить выполнение определенной работы другим. Вы будете стараться сделать ее идеально (а она на самом деле этого не требует) и потратите на это очень много времени.

Если в вашем коллективе и окружении нет людей, которым можно что-то поручить, их нужно найти. Представьте, что вы являетесь самозанятым дизайнером и решили посвятить некоторое время своему саморазвитию: например, обучиться иностранному языку. Вы не сможете продуктивно работать и одновременно изучать язык. Следовательно, вы можете найти другого, начинающего или менее опытного дизайнера, делегировав ему выполнение части работы.

Техника «Трех дел»

Многие эксперты рекомендуют готовить список, в котором будут изложены три дела на текущий день. Такая техника объясняется тем, что длинные списки путают и сильно утомляют, что может негативно сказаться на организованности. А короткий и четкий список, напротив, поможет сохранить концентрацию и ясность.

Да, в списке должно быть именно 3 задачи. На ее выполнение следует отводить от 1 до 2,5 часов в день. Но ставя перед собой такие задачи, вы должны обязательно их выполнить, при любых обстоятельствах. 

Нужно отметить, что такую технику часто критикуют специалисты по тайм-менеджменту. Они полагают, что у человека все равно остается много небольших дела, и такой маленький список дезориентирует человека. Однако представленной техникой все равно можно воспользоваться: возможно, именно вам она идеально подойдет.

Раскройте свои недостатки

Если говорить объективно, то у любого человека есть свои слабые стороны и недостатки. Если не признать этого для самого себя, то раз от раза вы будете сталкиваться с проблемами. 

Например, вы хотите посещать спортзал 2 раза в неделю и изучать английский язык. На первый взгляд, нет никаких ограничений. Но тут сработает элементарная математика. Сядьте и распишите свои временные затраты. Например, у вас стандартный 8-часовой рабочий день, примерно 2 часа вы тратите на дорогу, около 1 часа нужно для сборов и прием пищи. А ведь еще есть другие дела и обязанности. А кроме того, нужно спать. 

То есть, вам не нужно взваливать на себя лишнее. Вне зависимости от вашей организованности вам придется тратить время на «лишние» дела: например, стояние в пробке или встречи. Признайтесь себе, что не можете сделать все подряд, и сосредоточьтесь на чем-то одном. 

Техника тайм-боксинга

По мнению многих специалистов эта техника является лучшим методом для самоорганизации. Суть методики – резервирование конкретных часов дня для достижения целей и выполнения поставленных задач.

Например, после пробуждения у вас есть один лишний час. Его можно посвятить саморазвитию или чтению книг. Потом вы едете на работу, выполняете свои должностные обязанности, а потом направляетесь в тренажерный зал. То есть, вы должны не расписать свой день, а выделить часы для конкретных занятий – забронировать время, и необязательно точное. 

Интересно, что подобную технику использовали многие известные писатели. Они изначально решили, что на свою работу будут выделять, к примеру, 5 часов в день. Они садились за стол и начинали отмерять время. Писатели могли самостоятельно выбирать – просто сидеть и скучать, или начать работу. Но человеку скучно сидеть просто так, поэтому они начинали писать.

Техника «затачивания пилы»

На первый взгляд эта техника никак не поможет развить организованность. Но с другой стороны ее регулярное применение точно окажет положительное влияние на это качество.

Суть этой техника заключается в регулярном получении новых навыков и обновлении собственных знаний во всех направлениях жизни.

• Физический уровень. Поддерживайте здоровый образ жизни, занимайтесь спортом, питайтесь правильно, хорошо спите.
• Эмоциональный уровень. Окружайте себя позитивным людьми, верьте в свои усилия, благодарите окружающих.
• Умственный уровень. Читайте новые книги, занимайтесь творческими хобби, посещайте театры и музеи, пробуйте что-то новое.
• Духовный уровень. Помогайте другим людям, проявляйте лучшие человеческие качества, продолжайте искать смысл жизни.

Придерживайтесь концепции минимализма

Когда вокруг вас много вещей, постоянно хочется на что-то отвлечься. Кстати, это касается и вашего компьютера. Например, вы можете зайти в Google Docs для создания новой презентации, но рядом находятся закрепленные вкладки с развлекательными сайтами. И вы постоянно будете твердить себе: сейчас я зайду, полистаю ленту 5 минут, а потом приступлю к работе. Но это не будет работать, это лишь сорвет ваш рабочий настрой.

Кстати, концепция минимализма работает не только в плане каких-то вещей. Это касается и вашего окружения и мыслей. 

Используйте канбан-метод

Этот недавно появившийся метод пришел к нам из IT-сферы, где он является универсальной методикой управления разработкой. Однако его необязательно использовать только в IT-сфере, он подходит для любых целей и задач. 

Для его применения вам понадобится любой документ в текстовом редакторе, или доска со стикерами. На ней нужно начертить таблицу, которая состоит из трех колонок. Первая колонка будет называться «Сделать», вторую следует именовать «Делаю», третья будет иметь название «Сделано». 

При этом у каждой колонки будет своя определенная задача. В первой должны быть записаны задачи, которые назначены на определенное время: например, на следующий день или на следующую неделю. Когда вы приступить к выполнению определенной задачи, нужно передвинуть стикер на доске или фразу в текстовом редакторе во вторую колонку «Делаю». В конце концов все дела должны перекочевать в третью колонку «Сделано».

Такой метод позволит не только грамотно организовать свое время, но и всегда визуализировать текущее положение дел. Кстати, ваш мозг тоже будет отмечать выполненные дела, что будет приносить удовлетворение от работы. 

Дополнительные рекомендации

Напоследок приведем несколько советов, которые помогут развить в себе организованность и повысить сосредоточенность перед выполнением важных задач.

1 задача за 1 раз

Если во время решения важного дела вы будете постоянно отвлекаться, это будет негативно сказываться на концентрации. Следовательно, вашему мозгу нужно будет выделять гораздо больше времени, чтобы вернуть прежнюю работоспособность. 

Вам нужно продолжать работу над одним делом до того момента, пока оно не будет решено. При этом желательно не отвлекаться и на микро-дела: например, проверка e-mail и мессенджеров, посещение непрофильных сайтов, просмотр погоды и т.д.

Используйте полезные инструменты

Иногда людям сложно сфокусироваться на работе. И в этом случае всегда можно воспользоваться удобными инструментами, коих сейчас огромное количество. Самым ярким примером можно назвать приложения для смартфона, где можно отслеживать прогресс в работе, контролировать время на выполнение: в них представлен внушительный функционал, помогающий концентрации. 

Таких инструментов действительно очень много. Например, представьте, что вам нужно закончить отчет до завтрашнего дня, но вы постоянно отвлекаетесь на сообщения в социальных сетях. Вы можете установить специальную программу, которая будет блокировать все, за исключением текстового редактора. То есть, вы не сможете пользоваться браузером, играми и всем прочим, что вас отвлекает.

Делайте перерывы

В любой работе нужно делать перерывы. Мозгу нужен отдых, и это доказано научно. Возьмите в привычку делать перерыв в 5-10 минут каждый час. Так вы сможете повысить свою продуктивность. А еще вы будете знать, что сможете посмотреть электронную почту или поговорить с коллегами через определенное время.

При этом очень важно сделать переход от отдыха к работе бесшовным. Отдохнули, а потом сразу начинайте работать.

Поощряйте себя

Иногда нам трудно осознать для себя результат в обозримом будущем. Мы всегда думаем, что он наступит еще не скоро, и это сбивает нашу организованность. 

Однако после выполнения определенных дел можно поощрять себя чем-то приятным. Например, побаловать себя вкусным кофе или выбрать что-то необычное на обед. То есть, вы концентрируетесь на быстром результате. Например: «В течение часа я допишу этот отчет, а потом пойду попробую новый сорт кофе». 

Не застревайте в мыслях

Даже во время выполнения важной работы могут появиться мысли, которые мешают ее дальнейшему выполнению. И это не обязательно могут быть другие дела по работе, а совершенно посторонние волнения. Когда у вас появляются такие мысли, важно быстро определить их наличие и «определить» их в конкретную категорию. 

• Тревожные мысли: приведите свои мысли в порядок и успокойтесь, сконцентрировавшись на работе.
• Важные задачи: внесите их в свой список дел и наметьте сроки исполнения.
• Идеи: запишите их вкратце и вернитесь к ним после завершения основной работы.

Не стремитесь к идеалу

Итак, вы выполнили задачу. Возможно, вам кажется, что там чего-то не хватает. Но это может быть ваш внутренний перфекционист. Если впереди предстоят другие задачи, которые являются частью проекта, то лучше сразу перейти к ним. На исправление ошибок сейчас уйдет больше времени. Лучше всего доводить проект до совершенства тогда, когда он будет полностью окончен.